日: 2007年1月23日

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  「超」整理法〈3〉タイム・マネジメント

  野口 悠紀雄

  現在の仕事は1週間以上1年以内のスパンのものが多いので、今までのカレンダーや手帳では仕事が管理しにくい。

• 重要な案件は数ヵ月後が締め切りのことが多く、仕事を請けた時点ではまだ期間に余裕があるため、さほど重要でないスケジュールを間に挿入してしまい、実際に取り掛かろうとしたときに十分な時間が取れないことが多い。
• 従来の手帳では1週間を単位に管理されているので、重要な締め切りが数週間後に迫っていても気がつかずに用件を入れてしまうことが多い。
• これらは時間を点の集合体として知覚しているために起こる。時間を空間として把握するようにすれば避けられる。
• 多くの仕事はいつまで時間をかけても完成には至らない。8割の仕事を終え、残りの2割を完成させようとすると、8割の時間以上にかかることがある。
• 一度作業を始めたら、中断せずにほどほどまで完成させ、寝かせておいて、ほかの案件に着手する。その案件がほぼ完成した時点で、時間があれば前の案件に戻り、完成度を上げるほうが効率がよい。
• 基本的に仕事は発生したときにいったん中断しても作業にかかれるところまで応急処置をしておくべき。
• 重要な案件、まだ締め切りまで時間がある案件には、その事象の前に予備日を設けることで不測の事態に備える。
• 仕事を他人に委譲することで全体として時間が増やせる。たとえ自分がやったほうが速い仕事でも、移譲している間に本当に自分にしかできない案件を実行したほうが全体としては効率がよい。
• 連絡は口頭ではなく文書でもらうようにすると、あとで時間を使って文章を作成する時間が省けるし、正確度も増す。
• 時間を守らないものは時間泥棒である。

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