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超整理法4 コミュニケーション — 読書メモ

「超」整理法〈4〉コミュニケーション
「超」整理法〈4〉コミュニケーション
野口 悠紀雄

  • 重要な事項の連絡はファックス/電子メールなどの文書で行うほうが、記録も残るし、他人に伝えるときのコミュニケーションコストも低いのでよい。
  • 日常の連絡事項等も、文書を利用したほうが漏れがない。
  • 会議のうち、連絡、報告、親睦などのための会議は文書を配布することで省略すべきだ。
  • プロジェクトのキックオフ、発想のためのブレーンストーミング等は文書より口頭のほうがよい。
  • アドレス帳は一生懸命メンテナンスしても、それがすでに古い情報になっていて使えないことが多い。項目順に分類するより、時間順に整理したほうが、よいのではないか。
  • アイデアを発想する方法というのは残念ながらないが、アイデアが発想されやすく環境を整えることが大事である。
  • 人間の短期記憶は非常に短い単位で揮発するので、すぐにメモを取れるようにしておいたほうがよい。
  • メモは、紙に記述するか、テープに録音するのが、即時性があってよい。ただし、編集、検索には不向きなので、できるだけ早く電子化する。
  • アイデアを生む段階は＜取り掛かり＞＜ゆさぶり＞＜結晶過程＞である。

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超整理法3 タイム・マネージメント — 読書メモ

  • 「超」整理法〈3〉タイム・マネジメント
    「超」整理法〈3〉タイム・マネジメント
    野口 悠紀雄

    現在の仕事は1週間以上1年以内のスパンのものが多いので、今までのカレンダーや手帳では仕事が管理しにくい。

  • 重要な案件は数ヵ月後が締め切りのことが多く、仕事を請けた時点ではまだ期間に余裕があるため、さほど重要でないスケジュールを間に挿入してしまい、実際に取り掛かろうとしたときに十分な時間が取れないことが多い。
  • 従来の手帳では1週間を単位に管理されているので、重要な締め切りが数週間後に迫っていても気がつかずに用件を入れてしまうことが多い。
  • これらは時間を点の集合体として知覚しているために起こる。時間を空間として把握するようにすれば避けられる。
  • 多くの仕事はいつまで時間をかけても完成には至らない。8割の仕事を終え、残りの2割を完成させようとすると、8割の時間以上にかかることがある。
  • 一度作業を始めたら、中断せずにほどほどまで完成させ、寝かせておいて、ほかの案件に着手する。その案件がほぼ完成した時点で、時間があれば前の案件に戻り、完成度を上げるほうが効率がよい。
  • 基本的に仕事は発生したときにいったん中断しても作業にかかれるところまで応急処置をしておくべき。
  • 重要な案件、まだ締め切りまで時間がある案件には、その事象の前に予備日を設けることで不測の事態に備える。
  • 仕事を他人に委譲することで全体として時間が増やせる。たとえ自分がやったほうが速い仕事でも、移譲している間に本当に自分にしかできない案件を実行したほうが全体としては効率がよい。
  • 連絡は口頭ではなく文書でもらうようにすると、あとで時間を使って文章を作成する時間が省けるし、正確度も増す。
  • 時間を守らないものは時間泥棒である。

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超整理法２　捨てる技術 — 読書メモ

「超」整理法〈2〉捨てる技術
「超」整理法〈2〉捨てる技術
野口 悠紀雄

  • 定型の仕事と、非定型の仕事があり、近年は後者の比重が大きくなってきた。
  • 非定型の仕事の場合、情報を破棄してよい時期は決められないことが多く、破棄した情報が必要になることがまれにある。なので、仮に捨てておくというバッファが有効。
  • 非定型の仕事の場合、情報を受け入れ時に分類するには労力が必要であり、正式に分類する前に、仮に分類しておくバッファが有効。
  • 押し出しファイリングは、上記、廃棄バッファ、受け入れバッファを自然に行える方法である。
  • コンピュータに格納されている文書情報は、コンピューターの収納容量が大きく、検索も容易なため、捨てる必要はない。
  • CDの場合も、押し出しファイリング的な管理の方法も有効と思われる。
  • 写真の整理方法はあまりよいものがない。
  • 新聞雑誌については、必要なものを、クリッピングし、押し出しファイリングに収納するのがよい。
  • 書籍については、思い入れがあり、非常に捨てにくいのでうまく捨てられない。

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超整理法1 押し出しファイリング　— 読書メモ

「超」整理法1 押出しファイリング
「超」整理法1 押出しファイリング

  1. しまうところは必ず一箇所にする。そこを探せば必ずあるし、探してもないものは存在していないのだからそれ以上探す必要はない。
  2. 個人的情報は最終使用時間順に管理する。大体いつごろの資料かは必ず覚えているので、順番に探していっても、それ以上古くはないことがわかるので、探索時間の短縮ができる。
  3. 最終使用時間順に管理していれば、不要な情報を判断するときに役立つ。たとえば本棚の左側から資料を並べていって、使ったものは右端に帰すようにすると、よく使う資料が右側に、ある一定時間内に使われなかった資料がだんだん左側に集まってくる。捨てるときは左側から不要なものを選んでいけば心理的障壁が少ない。
  4. 電話で連絡を取るよりも、FAX、メール等で記録の残るようにして連絡を取ったほうがよい。

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